IT-Outsourcing oder nicht? Cloud-Lösung oder nicht? Das sind so Entscheidungen, bei denen man als KMU Inhaber oft auf einem schmalen Weg geht. IT ist Vertrauenssache. Nur ist es oft sehr schwierig, die Aussagen mancher IT-Anbieter richtig einzuordnen. Zumal man oft mit einem sehr technischen Wortschatz konfrontiert wird.
Bedürfnisanalyse
Wie kann man den optimalen Mix an Dienstleistungen zusammenstellen? Wie können bisherige IT-Kosten und angehende gegeneinander abgewogen werden? Zahlen sagen zwar einiges aus, aber nicht alles. Sie müssen mit den bestehenden Abläufen verglichen werden. Im Bereich IT kann eine Erweiterung grosse Entlastung im Bereich der Administration bedeuten. Statt täglich eine Viertelstunde lang Informationen zusammenzusuchen, ist der Zeitaufwand mit der richtigen IT-Lösung nur noch eine Viertelstunde wöchentlich. Wohin will ich? Was brauche ich?
Zukünftige IT-Anforderungen berücksichtigen
Lässt sich eine Dienstleistung jederzeit ausbauen? Wenn nicht, wieviel könnte der Bedarf bis in 5 Jahren sein? Dazu die bisherige Leistung, deren Wachstum ansehen, analysieren und auswerten. Gibt es externe Faktoren, die die IT-Lösung beeinflussen könnten? Manchmal müssen Entscheide mit wenig Basisinfos gefällt werden. Unternehmensrisiken sind nicht immer gleich gross und haben nicht immer die gleichen Auswirkungen. Im Fall der IT lohnt es sich allerdings, sich zu investieren. Workflows sind in der heutigen Zeit stark IT abhängig.
Offene Kommunikation nicht nur bei der Offerte
Wo Menschen arbeiten, entstehen Missverständnisse. In heiklen Branchen kann dies zu einer teuren Angelegenheit werden. Insbesondere die Informatik ist prädestiniert für Missverständnisse und für teure Auswirkungen. Daher lohnt es sich bei der Evaluation und auch in der Zusammenarbeit, offen zu kommunizieren. Es ist enorm wichtig, dass das IT-Unternehmen die definierten Aufgaben korrekt erfasst und verstanden hat.
Gedankenanstösse
Die IT hat uns vieles erleichtert. Inzwischen gibt es derart viele Anforderungen und Programme, die jedes für sich eine gewisse Kenntnis erfordern. Dazu kommt aufgrund der Zunahme von Internetkriminalität ein grosser Bedarf an Security. Informatik ist kein Zuckerschlecken. Gibt es überhaupt noch PCs, die alle die gleichen Programme installiert haben? Wohl kaum. Das liegt an der Vielfältigkeit der Bedürfnisse und der Individualität der Menschen. Wer keine eigene IT-Abteilung hat, tut darum gut daran, dieses extrem komplexe Gebiet an einen externen Spezialisten abzugeben.