Die Arbeitsplatzgestaltung im Büro ist ein häufig unterschätzter Motivationsfaktor. Um ihre Mitarbeiter*innen zu motivieren, wenden viele Arbeitgeber*innen die unterschiedlichsten Methoden an: Von Guten-Morgen-Ritualen, über vergünstigte Fitnessstudiomitgliedschaften bis hin zu ausgeklügelten Auszeichnungssystemen für die Mitarbeiter*innen des Monats. Auf die Idee, sich mal intensiver mit der Büroeinrichtung auseinanderzusetzen, kommen aber nur die wenigsten. In diesem Artikel geht es darum, wie ein schöner Arbeitsplatz die Mitarbeiter*innen produktiver macht und wie ansprechende Arbeitsplatzsysteme in der Schweiz aussehen können.
Welchen Einfluss hat die Bürogestaltung auf die Motivation der Mitarbeiter?
Die Arbeitsplatzgestaltung sollte genug Stauraum beinhalten, sodass es den Mitarbeiter*innen möglich ist, Ordnung zu halten. Natürlich ist hier auch die Eigenverantwortung der jeweiligen Person gefragt, die es selbst in der Hand hat, wie hoch sich der Papierkram auf ihrem Schreibtisch türmt. Aber Menschen neigen dazu, sich der vorherrschenden Firmenkultur anzupassen, die wiederum von der Führungsebene heraus positiv beeinflusst werden kann.
Verschiedene Aspekte unterstützen die Ordnung auf dem Schreibtisch. Ein Ablagesystem ermöglicht es, Zettel gleich ablegen zu können und dadurch Chaos zu vermeiden. Ein intelligentes Ablagesystem lässt sich sinnvoll beschriften, wodurch stets alles griffbereit ist. Arbeitsprozesse müssen dann nicht mehr für die Suche unterbrochen werden, was ein effektiveres Arbeiten ermöglicht.
Die Ergonomie des Arbeitsplatzes ist entscheidend für die langfristige Gesundheit der Mitarbeiter*innen.
So lassen sich beispielsweise Rückenbeschwerden durch einen passenden Bürostuhl vermeiden. Die Grösse des Monitors sollte mindestens 22 Zoll betragen, um Augenproblemen vorzubeugen. Auch die Beleuchtung im Büro ist wichtig für die Ergonomie des Arbeitsplatzes.
Die beste Lichtquelle stellt das Tageslicht dar, daneben sollte es ein indirektes Licht geben.
Die Entfernung zwischen den Augen und dem Bildschirm sollte zwischen 50 und 20 cm liegen. Die ideale Schreibtischhöhe ist 19 bis 28 cm über der Sitzhöhe, weshalb sich höhenverstellbare Schreibtische empfehlen, die sich individuell anpassen lassen. Selbstverständlich sollte auch der Stuhl höhenverstellbar sein.
Bei Arbeitsplatzsystemen in der Industrie spielen neben der Ergonomie auch die Sicherheit, Funktionalität und Effizienz eine Rolle.
Rahmenbedingungen im Büro
Nicht nur die Gestaltung des Arbeitsplatzes selbst ist von Bedeutung, sondern auch die vorherrschenden Rahmenbedingungen.
Neben den idealen Lichtverhältnissen spielt auch das Klima am Arbeitsplatz für die Motivation und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten eine wichtige Rolle. Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Wärmestrahlung dürfen nicht zu gesundheitlichen Problemen führen.
Die Farbgestaltung wirkt sich ebenfalls motivierend oder demotivierend auf die Mitarbeiter*innen aus.
Gut für die Motivation sind helle Farben, die die Räume optisch erweitern und für mehr Licht sorgen. Es erleichtert die Orientierung und verbessert die visuelle Erfassung, wenn zwischen der Umgebung und dem Arbeitsgut Kontraste herrschen. Tische sollten eine matte Oberfläche haben, um den Blick nicht durch störende Reflexionen abzulenken. Wichtige Bedienelemente sollten farbig hervorgehoben werden. Knallige Farben im Allgemeinen hingegen wirken beunruhigend und ablenkend.
Ein zu hoher Lärmpegel am Arbeitsplatz beeinflusst die Konzentration und zerstört die Motivation.
In der Industrie muss dem hohen Lärmpegel mit Gehörschutz entgegengewirkt werden. Aber auch im Büro sollte es möglichst ruhig hergehen, damit die Produktivität der Mitarbeiter*innen nicht unter der Lärmbelastung leidet.
Was bei der Wahl eines Arbeitsplatzsystems wichtig ist
- Design und Materialqualität: Die Arbeitsumgebung sollte funktional, sicher, robust und lange haltbar gestaltet sein.
- Anpassbarkeit: Der Arbeitsplatz sollte perfekt auf die Bedürfnisse und Körpergrösse des Nutzers anpassbar sein. Falls sich mehrere Menschen einen Arbeitsplatz teilen, muss die Umstellung schnell und problemlos möglich sein.
- Erweiterbarkeit: Die Arbeitsplatzsysteme in der Industrie sollten sich schnell und effektiv erweitern, kombinieren oder umrüsten lassen, um auf Änderungen in den Fertigungsabläufen angemessen zu reagieren.
- Individualität: Alter, Geschlecht und körperliche Kraft der Arbeitenden an einem Arbeitsplatz müssen berücksichtigt werden.
Wer ist für die Einrichtung von Arbeitsplatzsystemen zuständig?
Grundsätzlich obliegt es der Verantwortung der Arbeitgeber*innen, ihren Mitarbeiter*innen einen angemessenen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen.
Ob sie diese Aufgabe über die Haustechnik oder die HR-Abteilung abwickeln lassen, hängt von der jeweiligen Unternehmensstruktur ab. Es gibt jedoch eine gesetzliche Verpflichtung zur ergonomischen Gestaltung der Arbeitsplätze, der die Arbeitgeber*innen nachzukommen haben. Aspekte des Arbeitsschutzes und Unfallverhütungsvorschriften müssen berücksichtigt werden.
raeber-leben-blog.ch, Autorenteam, Barbara B. Meyer – 07.11.2022