Es ist sicherlich ein Vierteljahrhundert vergangen, seitdem ich, Jasmin Taher, das erste Mal bei einem Radiologen war. Ich weiss nicht mehr, wie der Arzt ausgesehen hat, aber sein Besprechungszimmer und Büro habe ich noch bildlich vor Augen. Auf dem Schreibtisch türmten sich Stapel von Arztbriefen, Befunden, Büchern, Ordnern und Schreiben. Statt ein ordentliches Ablagesystem zu verwenden, hatte er im ganzen Raum Unmengen von Papier scheinbar planlos und chaotisch verteilt. Auf Hockern, Regalen, der Behandlungsliege und dem Teppich stapelten sich hohe Türme von Akten.
Während ich eine gefühlte halbe Ewigkeit darauf wartete, dass der Arzt kommt, um mir das Röntgenbild zu zeigen und mit mir die Diagnose zu besprechen, kämpfte ich gegen das dringende Gefühl an, Ordnung in dieses heillose Chaos zu bringen.
Umsichtiger Umgang mit sensiblen Daten
Besagte Praxis ist schon seit vielen Jahren geschlossen, möglicherweise waren die chaotischen Zustände die Ursache. Vielleicht ist der Arzt inzwischen einfach längst in Pension gegangen. In der Zwischenzeit war ich mehrmals auch mit meinen Kindern bei anderen Ärzten verschiedener Fachgebiete. Doch solche Zustände wie bei meinem ersten Radiologenbesuch habe ich seither nie wieder angetroffen. Die Leute sind im Umgang mit sensiblen Daten viel umsichtiger geworden. Akten von Heimbewohnern, Krankenakten, Personalakten oder Informationen über Kunden, Klienten oder Patienten werden akribisch vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt. Wenn ich heutzutage in die Sprechstunde zu meinem Hausarzt gehe, dann liegen Briefe, Rezepte und Unterlagen stets mit der Rückseite nach oben, so dass man als Aussenstehender keinen Einblick in vertrauliche Daten bekommen kann.
Ordnungssysteme bringen Ordnung ins System
Es ist wichtig, dass in einem Unternehmen alle verantwortlichen Kollegen effizient und ohne grosses Suchen auf alle notwendigen Unterlagen zugeifen können. Sprich, es muss eine geregelte, systematische Ordnung herrschen, so dass jeder Zugang zu den Akten haben kann und nichts verloren geht. Ein professionelles Ordnungssystem bietet diverse Kennzeichnungs- und Signalisierungsmöglichkeiten, so dass Hängeregister oder Ordner optimal abgelegt und verwaltet werden können. Selbstverständlich müssen alle Beteiligten sich an die vereinbarten Regeln bezüglich der Sortierung und die Ablage betreffend halten. Denn auch ein professionelles Akten-, Ablage- und Ordnungssystem kann nur so ordentlich sein, wie die Menschen, die es verwalten.
Vorsicht bei der digitalen Verwaltung
Für grössere Organisationen, bei denen mehrere Leute gleichzeitig auf die gleichen Daten zu greifen müssen, ist die Verwaltung von Akten in Papierform oft nicht mehr effizient zu meistern. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, Daten nicht mehr in Papierform sondern digital zu archivieren. Dokumente werden dann eingescannt und im digitalen Archiv gespeichert. Über eine entsprechende Software zur Dokumentenverwaltung (Dokumentenmanagementsystem, DMS) kann entweder über das lokale Netzwerk oder auch übers Internet auf die Unterlagen zugegriffen werden. Früher war vor allem die begrenzte Geschwindigkeit ein limitierender Faktor für die elektronische Archivierung und den Remote-Zugriff. Heutzutage steht der Datenschutz im Vordergrund.
Besonders bei sensiblen Informationen ist Vorsicht geboten und die Daten müssen vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt werden.
So ist für die Verwaltung heikler, personenbezogener Daten im Personalwesen oder bei der Verwaltung von Patienten- oder Heimbewohnerakten, sofern nicht unbedingt ein zeitgleicher Zugriff von verschiedenen Stellen auf die gleichen Datensätze notwendig ist, auch weiterhin eine Verwaltung in einem altbewährten Ablagesystem mit Hilfe von Hängemappen und -registern in einem sicheren, abschliessbaren Aktenschrank zu empfehlen.