Aus der Reihe Begriffslexikon, der Begriff Lohnbuchhaltung unter der Lupe.
Arbeit gegen Geld – so einfach ist dieser grundlegende Mechanismus zu beschreiben, nachdem der Grossteil der Bevölkerung sein Leben gestaltet. Finanzielle Entlöhnung ist der fundamentale Motivationsfaktor jedes angestellten Mitarbeiters. Egal wie leidenschaftlich man dabei ist, egal wie sehr man sich dem Unternehmen verpflichtet fühlt, letzten Endes arbeitet der Mensch für ein Salär. Und dieses Geld muss fehlerfrei und gesetzeskonform ausbezahlt und abgerechnet werden, sonst verliert das Unternehmen sein wertvollstes Gut: Den Mitarbeiter. Hier liegt der heikle Verantwortungsbereich der Lohnbuchhaltung.
Eine Sache des Vertrauens
Lohnbuchhaltung ist eine Sache des Vertrauens. Hier geht es um die Zufriedenheit der Mitarbeiter, dem wahren Gold eines jeden Unternehmens! Die Pflege von Personaldaten, Führung von Lohnkonten, Erfüllung von gesetzlich verlangten Meldepflichten und häufig auch die Erstellung von Arbeitsverträgen gehören zu den Kernaufgaben eines Lohnbuchhalters. Ob diese Aufgaben allerdings firmenintern erledigt oder einem externen Treuhänder überlassen werden, ist situations- und grössenabhängig. Es gibt für beide Wege gute Gründe.
Externer Treuhänder für internen Fokus
Viele Unternehmen outsourcen die Lohnbuchhaltung und geben sie einem externen Treuhandbüro ab. Der grosse Vorteil für die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder liegt für ein KMU darin, dass es sich voll und ganz auf die eigenen Stärken und Fachgebiete fokussieren kann und nicht durch buchhalterische Probleme abgelenkt wird. Der grosse Konkurrenzdruck erfordert volle Konzentration. Je weniger die Mitarbeiter durch Administrationsaufgaben aufgerieben werden, desto besser. Mit der Abgabe der Lohnbuchhaltung an ein vertrauenswürdiges Treuhandbüro werden Kapazitäten frei für das, was wirklich zählt. Und der Treuhänder seinerseits arbeitet hoch professionell, weil auch er in seinem Arbeitsfeld durch seine Erfahrung Expertise geltend machen kann. In den meisten Fällen kommt die Bearbeitung der Löhne durch Treuhänder günstiger, als sie intern zu managen.
Interne Lohnbuchhaltung für kurze Kommunikationswege
Es sei hier aber auch auf die Vorteile der internen Lohnbuchhaltung hingewiesen: Die Kommunikationswege sind kurz, die Mitarbeiter verlässlich und dem Betrieb verpflichtet. Durch die interne Abwicklung des Lohngeschäfts ist zudem die langfristige Transparenz der Bücher: Auf die Daten kann jederzeit und in-house zugegriffen werden. Eine einfache und übersichtliche Software ist die Voraussetzung dafür. Denn selbst in einem Kleinunternehmen ist das Lohnwesen komplex und zeitintensiv.